Sistemas de calidad ISO 9001, pasos básicos para su implantación

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Si desea comenzar con la implementación de un sistema de gestión como el ISO 9001, seguramente  ya cuenta con la aprobación y apoyo de la dirección, de no ser así le recomiendo que empiece por esto, ya que el compromiso de la dirección es primordial para el éxito de la implantación.

ISO 9001

Igualmente es básico, para la implantación del sistema de calidad basado en la ISO 9001, contar con un equipo o persona encargada de la calidad, que debe velar por la elaboración y seguimiento de los planes de trabajo, determinar las necesidades de capacitación, motivar al personal a través de una adecuada comunicación interna, así como medir e impulsar la mejora continua del sistema, entre otras funciones.

En la primera etapa se determina la situación actual de la organización, normalmente se sugiere sea a través de la realización de una auditoría diagnóstico, la cual nos dará las bases de cómo está el establecimiento en relación a la norma y hacia dónde ir, permitiendo definir los objetivos y alcance para el sistema de gestión de la calidad. En esta etapa es importante hacer un análisis del contexto de la organización, así como establecer las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Dicho diagnóstico puede ser ejecutado a través de personal interno, si se cuenta con la experiencia y conocimiento necesario, o con la ayuda de consultores expertos.

Después de definir el alcance se debe establecer la política y los objetivos de la calidad de la organización, los cuales deben ser compatibles con el contexto y la dirección estratégica de la organización y estar orientados a aumentar la satisfacción de los clientes.

Seguidamente, se procede con la identificación de las actividades de la organización y la descripción de cada proceso, los actuales y los necesarios para el sistema de gestión de la calidad, describiendo las características de los procesos: quién es el dueño,  quiénes participan en el proceso y quién es el cliente; propósito, alcance, indicadores y metas. Se identifican las entradas, las salidas, qué actividades forman el proceso, los recursos necesarios, los riesgos y oportunidades asociadas, mecanismos de control, así como las necesidades de documentación y sus interacciones con otros procesos.

Una vez desarrollado y estructurado todo lo anterior, se pone en marcha la etapa de implantación,  donde se despliegan los elementos del sistema de gestión y se realiza el seguimiento, medición,  análisis y evaluación  de cada uno de los procesos identificados, buscando siempre las oportunidades de mejora de la efectividad de cada proceso.  Es importante conservar toda la información documentada generada, ya que es la evidencia a mostrar en una eventual auditoría de certificación.  Igualmente es recomendable elaborar un plan de implantación donde se detallen, las actividades requeridas, fechas y responsables para cada requisito de la norma.

Finalizado el plan de implantación, se deben realizar periódicamente auditorías internas, para ver cómo está funcionando el sistema  y detectar posibles fallas y oportunidades que permitan el crecimiento del mismo. Los resultados de las auditorías internas deben ser revisados por la dirección y se deben establecer las acciones correctivas necesarias para solucionar los desvíos detectados.

Implementar un sistema de calidad no implica necesariamente la certificación. Sin embargo, si la empresa quiere hacerlo, este proceso implica una auditoría oficial por un ente certificador, al cual, luego de las etapas anteriormente descritas se debe contactar para hacer la solicitud formal e iniciar el proceso de certificación.

Autor: Marcel Rodríguez

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