Auditoría de calidad o medio ambiente ¿En qué consiste y cuáles son sus fases fundamentales?
Una auditoría de calidad o medio ambiente, es un proceso sistemático y documentado de evaluación o verificación de uno o más sistemas de gestión, que permite, a través de la captura de evidencia objetiva, conocer el desempeño de dichos sistemas en relación al cumplimiento de los criterios auditados. Estos criterios se establecen en base a políticas, procedimientos, requisitos de los clientes o normativas asociadas a los procesos desarrollados por la organización y pueden incluir aspectos ambientales, de calidad o cualquier otro sistema, y sirven como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría para levantar los hallazgos.
Los procesos de auditoría son una importante herramienta de gestión para el seguimiento y la verificación de la implementación eficaz de los sistemas de gestión, con miras a establecer planes de acción que permitan cerrar las brechas que pudiesen existir entre el desempeño observado al momento de la auditoría y el desempeño deseado por la organización.
Independientemente del sistema auditado, es común que un proceso de auditoría comprenda las siguientes fases:
- Fase de preparación: En la cual se hace el contacto inicial de acercamiento con el cliente de la auditoría y se determina el objetivo, el alcance, y los criterios de auditoría. En esta fase también se revisa y prepara toda la documentación necesaria para llevar el proceso de auditoría de una manera asertiva. Se prepara el plan de auditoría y se asignan y distribuyen las tareas del equipo auditor.
- Fase de ejecución: Que inicia con una reunión de apertura; donde se confirma el plan de auditoría, y se proporciona a los auditados un resumen de cómo serán los recorridos y horas para la revisión documental en las diferentes áreas, dándoles la oportunidad de realizar preguntas o sugerencias. Le sigue el proceso de captura de información, tanto de campo como documental, donde se generan los hallazgos de la auditoría que posteriormente y junto a las conclusiones serán presentados en la reunión de cierre.
- Generación y distribución del informe: Incluye las actividades de preparación del informe final y su distribución a los receptores designados por el cliente de la auditoría, con el detalle de los hallazgos encontrados durante el proceso de manera que sirva para la generación del plan de acciones correctivas y la mejora continua.
La auditoría de calidad o medio ambiente finaliza cuando se concluyan todas las actividades descritas en el plan de auditoría y el informe de auditoría haya sido generado y distribuido. Algunas veces se incluye una retroalimentación o feedback por parte del auditor a los auditados a manera de garantizar que las acciones propuestas están orientadas a cerrar las oportunidades detectadas durante la auditoría.
Autor: Marcel Rodríguez.
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